Heel vaak krijg ik de vraag: “Hoe kan ik mijn administratie het beste aanleveren?” Het antwoord is simpel. Zorg ervoor dat we alles in één keer kunnen verwerken en geen vragen meer hebben. Maar hoe realiseer je dat?
Eerst maar een korte uitleg hoe een financiële administratie werkt.
De invoer van een administratie gaat altijd met behulp van een dagboek.
Wat is een dagboek?
Een dagboek is een soort register waarin mutaties van dezelfde soort plaatsvinden. Met dezelfde soort wordt bedoeld: inkoop, verkoop, kas, bank, enzovoort.
Afhankelijk van de grootte en soort bedrijf komen nagenoeg altijd de volgende dagboeken voor:
- Kasboek, hierin worden alle kasmutaties verwerkt
- Bankboek, alle bankmutaties worden hierin verwerkt
- Inkoopboek, alle inkopen welke met behulp van facturen zijn gedaan
- Verkoopboek, de verkopen welke met behulp van verkopen zijn gemaakt.
De invoer vindt plaats met behulp van primaire documenten.
Wat zijn primaire documenten?
Primaire documenten zijn originele documenten zoals kwitanties, bankafschriften, inkoop- en verkoopfacturen.
Vanuit het dagboek wordt er een journaal samengesteld waarmee de mutaties in het grootboek terechtkomen.
Wat is een Journaal?
Een journaalpost geeft bij dubbel boekhouden voor financiële feiten aan welke grootboekrekeningen gedebiteerd en gecrediteerd moeten worden.
Wat is een grootboek?
Een grootboek is een verzameling van grootboekrekeningen en hierin wordt van elke grootboekrekening afzonderlijk een overzicht bijgehouden van de wijzigingen gedurende een bepaalde periode.
Wat is een grootboekrekening?
Een grootboekrekening is een verzameling van gelijksoortige uitgave of inkomensposten.
Uiteindelijk komen de saldi van alle grootboekrekeningen samen in de saldibalans. Vanuit de saldibalans worden de winst en verliesrekening en balans opgebouwd.
Nu we een korte uitleg hebben gegeven over de opbouw van een financiële administratie, kunnen we makkelijker uitleggen hoe de gegevens het beste aangeleverd kunnen worden.
Hoe aanleveren?
Omdat de basis van iedere administratie de invoer met behulp van dagboeken is kan de informatie ook het beste aangeleverd worden in de vorm van de betreffende dagboeken. Dat wil zeggen, Sorteer alle inkoopfacturen, verkoopfacturen, kasstukken en bankstukken chronologisch op volgorde. Dus alle inkoopfacturen bij elkaar, de oudste eerst, voorzie deze van een uniek nummer, doe hetzelfde voor de verkoopfacturen, leg deze op nummer en op datum. Doe achter de bankafschriften welke je op volgorde hebt gelegd de originele boekstukken, behalve de inkoopfacturen en verkoopfacturen. Geef bij de betalingen van de inkoop facturen aan welke factuur betaald is, dus het interne boekstuknummer, doe hetzelfde bij de verkoopfacturen. Met het kasboek gebeurt hetzelfde, waarbij de mutaties dan nog wel in het kasboek geschreven moeten worden, immers daarvan krijg je geen dagafschriften. Geef bij onduidelijke omschrijvingen aan wat het geweest is, zodat we dit niet na hoeven te vragen.
Korte samenvatting
- Lever de administratie in de vorm van dagboeken.
- Inkoopfacturen en verkoopfacturen op datum en uniek genummerd.
- Bankstukken, originele stukken achter het bankafschrift en op het dagafschrift toevoegen welke facturen betaald/ontvangen zijn met behulp van het interne factuurnummer.
- Kasboek, kasmutaties chronologisch in het kasboek noteren (digitaal of op papier). Hier ook de originele kasstukken bijvoegen.
Wanneer een administratie op deze manier aangeleverd wordt, hebben wij er het minste werk aan. Het maakt niet uit of wij de gegevens handmatig verwerken of met behulp van een upload.