In de praktijk blijkt dat de vaakst voorkomende boekhoudfouten betrekking hebben op de btw. Waar moet u op letten? Hoe voorkomt u problemen?
Volgens de bedrijvendatabank zijn de vaakst voorkomende boekhoudfouten van ondernemers: negatieve kas, ontbreken van factuurnummers, onjuiste btw-afdracht, dubbele factuurnummers en ontbreken van boekstuknummers. Een betreurenswaardige conclusie is dat drie van deze vijf fouten betrekking hebben op de btw. Over de factuurvereisten wordt vaak te makkelijk gedacht, maar dit kan wel vervelende consequenties hebben in de vorm van naheffingsaanslagen plus boetes.
Factuur. De factuur is een van de belangrijkste documenten in het handelsverkeer. De fiscale regelgeving sluit hierbij aan. In het btw-stelsel heeft de factuur zelfs een centrale functie. De factuur bevat informatie over de van toepassing zijnde btw-regeling. Ze geeft de Belastingdienst de mogelijkheid om controle uit te oefenen en stelt de afnemer in staat om het recht op vooraftrek uit te oefenen. Maar de factuur is tevens ook de zwakste schakel. De factuur wordt vaak misbruikt binnen de fraudeboekhouding. Daarom moet in het kader van de controle door de Belastingdienst de factuur zekerheid geven dat de daarop vermelde transactie(s) in werkelijkheid plaatsgevonden hebben. Dit vereist dat van de factuur moet kunnen worden vastgesteld dat de herkomst authentiek en de inhoud integer is.
Nummering van facturen. Van groot belang is dat de facturen opeenvolgend worden genummerd met één of meer reeksen, zodat elke factuur simpel kan worden geïdentificeerd. Het factuurnummer vormt immers de sleutel tot het vinden van de gegevens van de factuur in de administratie van de ondernemer.
Geautomatiseerde systemen maken voor de nummering gebruik van reeksen, waarbij per vestiging bijvoorbeeld één reeks beschikbaar is. De doorlopende nummering wordt hierbij als vanzelfsprekend gehanteerd. Tip. Er hoeven geen aparte nummeringen te worden gehanteerd om de enkele factuur die wel is voorbereid maar in laatste instantie niet wordt uitgereikt, buiten de reeks te kunnen houden. Wel moet de beslissing om uiteindelijk de factuur niet uit te reiken, gevolgd kunnen worden in uw administratie.